Einkaufshilfe richtig organisiert: Ein Leitfaden für Freiwillige

06.08.2025 · Lesezeit: 6 Min. · Tipps

Einkäufe für andere zu erledigen klingt zunächst einfach. In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass eine gute Organisation den Unterschied macht zwischen einer stressigen Erfahrung und einer reibungslosen Hilfsleistung. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Tipps und bewährten Vorgehensweisen zusammen, die Freiwillige der Nachbarschaftshilfe Bremen im Laufe der Zeit gesammelt haben.

Die folgenden Empfehlungen basieren auf den praktischen Erfahrungen zahlreicher Ehrenamtlicher, die regelmäßig Einkäufe für Hilfeempfänger übernehmen. Sie sollen neuen Freiwilligen den Einstieg erleichtern und ergänzen die allgemeinen Regeln für Ehrenamtliche.

Vor dem Einkauf

Eine gute Vorbereitung beginnt mit einem klaren Gespräch. Bevor Freiwillige losziehen, sollten sie die Einkaufsliste gemeinsam mit dem Hilfeempfänger durchgehen. Dabei lassen sich Unklarheiten sofort ausräumen: Welche Marke wird bevorzugt? Gibt es Unverträglichkeiten? Soll auf den Preis geachtet werden oder steht die Qualität im Vordergrund?

Es empfiehlt sich, die Liste nach Warengruppen zu sortieren, etwa Obst und Gemüse, Milchprodukte, Backwaren und Haushaltswaren. So geht der Einkauf im Supermarkt schneller und es wird nichts vergessen. Manche Freiwillige fotografieren die Liste, um sie auch im Geschäft jederzeit griffbereit zu haben.

Im Supermarkt

Im Geschäft selbst gilt die goldene Regel: Nur das kaufen, was auf der Liste steht. Spontane Ergänzungen, auch wenn sie gut gemeint sind, sollten vermieden werden. Falls ein gewünschtes Produkt nicht verfügbar ist, lohnt sich ein kurzer Anruf beim Hilfeempfänger, um eine Alternative abzusprechen.

Der Kassenbon ist ein wichtiges Dokument. Freiwillige sollten ihn immer aufbewahren und am besten zusätzlich fotografieren. Der Bon wird später an den Hilfeempfänger weitergegeben, damit die Kosten transparent und nachvollziehbar bleiben.

Transport und Übergabe

Für den Transport eignen sich stabile Stofftaschen oder Rucksäcke, die auch bei Regen die Waren schützen. Tiefkühlprodukte sollten möglichst schnell nach Hause gebracht werden. Bei größeren Einkäufen kann es sinnvoll sein, eine Kühltasche mitzunehmen.

Bei der Übergabe an der Haustür sollte der vorher vereinbarte Ablauf eingehalten werden. Manche Hilfeempfänger möchten die Waren selbst in Empfang nehmen, andere bevorzugen, dass die Einkäufe vor der Tür abgestellt werden. Wer sich näher mit dem Thema respektvoller Kommunikation beschäftigen möchte, findet dazu einen eigenen Beitrag. In jedem Fall gilt: Den persönlichen Kontakt kurz halten und den vereinbarten Abstand einhalten.

Bezahlung und Abrechnung

Die finanzielle Abwicklung sollte von Anfang an klar geregelt sein. Organisationen wie das Deutsche Rote Kreuz empfehlen, Bargeldaustausch nach Möglichkeit zu vermeiden. Stattdessen kann die Bezahlung per Überweisung erfolgen. Manche Hilfeempfänger geben den Einkaufsbetrag vorab oder stellen einen festen Betrag zur Verfügung.

Wichtig ist: Ehrenamtliche tragen keine eigenen Kosten. Alle Ausgaben werden vom Hilfeempfänger erstattet. Die transparente Abrechnung über den Kassenbon schafft Vertrauen auf beiden Seiten.

Regelmäßigkeit und Verlässlichkeit

Viele Hilfeempfänger profitieren besonders von regelmäßigen Einkäufen. Ein fester Wochentag gibt Struktur und Planungssicherheit. Sollte ein Termin einmal nicht wahrgenommen werden können, ist es wichtig, rechtzeitig Bescheid zu geben, damit ein anderer Freiwilliger einspringen kann.

Die Nachbarschaftshilfe Bremen koordiniert solche Vertretungen über ihre Kommunikationskanäle. So ist sichergestellt, dass kein Hilfeempfänger ohne Versorgung bleibt, auch wenn die gewohnte Ansprechperson verhindert ist.